Gaelle Melissa EZEME NDONG
ASSISTANTE DE DIRECTION
Libreville
Profil professionnel
Spécialiste de l'administration, j'ai assisté pendant plus de 4 ans divers responsables. Sachant répondre tant aux besoins professionnels que personnels, je mets en avant mon grand sens de la communication et de l'organisation pour résoudre les problèmes de manière proactive. Personne méticuleuse, je suis capable de gérer de multiples tâches en même temps.
Autonome et enthousiaste, mes premières expériences m'ont permis de renforcer mes acquis et d'appréhender les différents outils et techniques d'assistanat de direction.
En quête de nouveaux challenges, je souhaite rejoindre une organisation à laquelle je pourrais apporter mon dynamisme et mon goût du challenge.
Vue d'ensemble
15
15
years of professional experience
3
3
years of post-secondary education
Expérience
Assistante de Direction
SAPHIR BTP & SERVICES
Libreville
10.2023 - Actuel
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
- Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Remise des contrats et documents à signer au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
- Rédaction de notes, comptes rendus, courriers et communications de la Direction.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Prise en charge de l'accueil téléphonique, des e-mails et du courrier et gestion de comptes rendus.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Prise en charge du tri et de l'archivage des dossiers.
- Gestion efficace de l'agenda et des rendez-vous pour le directeur général.
- Assistance de la Direction dans la mise en œuvre et le suivi des projets, préparation et montage de dossiers, rapports sur l'état d'avancement des activités.
- Organisation des événements d'entreprise de type séminaires, team building et afterworks.
- Suivi des contrats fournisseurs, veillant à leur respect des conditions convenues et au renouvellement dans les délais appropriés.
- Tenue des dossiers administratifs, archivage des documents importants dans le respect des normes de confidentialité.
- Conception de tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, tableaux classiques et tableaux croisés dynamiques.
- Gestion des agendas, organisation des rendez-vous pour les cadres supérieurs.
Responsable de la communication
Groupe GB
Libreville
12.2022 - 06.2023
- Gestion de la communication en situation de crise dans le but de rassurer le public et le personnel.
- Participation à des événements professionnels afin de représenter l'entreprise et promouvoir son offre, ses valeurs et son image.
- Élaboration de plans de communication adaptés aux publics cibles en sélectionnant les canaux à utiliser et le ton à adopter.
- Collaboration avec les autres directions afin de prendre en compte les incidences de leurs activités sur les campagnes de communication.
- Conception d'une stratégie de communication interne visant à fédérer les employés et renforcer leur sentiment d'appartenance.
- Gestion des relations extérieures avec des acteurs clés.
- Organisation logistique d'événements professionnels.
Responsable des Achats
Groupe GB
Libreville
03.2022 - 11.2022
- Proposition de stratégies d'achat visant à apporter un gain opérationnel et/ou financier et mise en œuvre après validation auprès de la direction.
- Supervision des opérations d'approvisionnement, de transport et de gestion des stocks afin d'assurer un niveau de service optimal.
- Mise à jour des dossiers clients pour faciliter la relation client et le suivi des activités.
- Gestion des contrats avec les sociétés de transport en négociant les meilleurs tarifs disponibles.
- Contrôle de conformité des marchandises à la livraison.
- Mise à jour de la base de données informatiques.
- Négociation des conditions commerciales dans le respect des objectifs de qualité, de coûts et de délais, et contractualisation des relations avec les fournisseurs.
- Coordination de l'ensemble des activités liées au processus achats et contrôle de l'application des procédures en interne afin de garantir l'équilibre des approvisionnements et la maîtrise des coûts.
- Sélection de nouveaux fournisseurs après analyse de l'adéquation et de la qualité de l'offre avec le besoin exprimé, et pilotage des appels d'offres.
- Encadrement d'une équipe de 15 personnes : définition des méthodes de travail, organisation des tâches, suivi de l'atteinte des objectifs dans le but d'améliorer la performance de la fonction achats.
Responsable des services généraux
Groupe GB
Libreville
09.2021 - 04.2022
- Gestion budgétaire : suivi des dépenses, traitement des factures, production de rapports mensuels.
- Suivi RH et administratif du personnel, gestion des plannings en fonction du volume d'activité.
- Traitement des appels téléphoniques, prise des messages, transferts des appels et réponse aux demandes des clients.
- Développement de l'autonomie des personnes dans les actes du quotidien.
- Adaptation rapide à différents interlocuteurs et différentes situations.
- Gestion des tâches administratives : saisie des données, classement, archivage et numérisation des documents, rédaction de compte rendus de réunion.
- Accueil des clients, réponse aux demandes d'informations sur le menu et les produits, prise des commandes.
- Organisation du travail en priorisant les tâches dans le but de répondre aux attentes et de respecter les délais.
Assistant administratif (Ouverture de dossiers)
Bollore Africa Logistics Gabon
Libreville
07.2017 - 11.2020
- Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
- Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
- Gestion du secrétariat courant de la direction.
- Support à l'action commerciale, relances téléphoniques et e-mails, suivi des encours.
- Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
- Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
- Gestion des stocks et fournitures de bureau.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
Responsable logistique (FOP) FRET AERIEN
Bollore Transports & Logistics GABON
Libreville
07.2014 - 06.2017
- Veille à la bonne application des procédures pour le transport de matières dangereuses.
- Organisation des tournées de livraison visant à optimiser la rentabilité des opérations.
- Coordination des flux entrants et sortants de marchandises.
- Gestion des relations avec les prestataires de transport : négociation des tarifs, adaptation du plan transport en fonction de l'évolution des besoins clients.
- Gestion des stocks et des besoins en réapprovisionnement.
- Suivi des livraisons clients en m'assurant que les quantités et les délais requis soient respectés.
Agent de transit aérien
SDV GABON
Libreville
08.2010 - 05.2017
- Déballage et rangement rapide et soigneux des produits dans le respect des modalités de stockage.
- Respect des mesures de sécurité lors des déplacements dans des zones à risques.
- Tri des colis en respectant la cadence de travail et les objectifs fixés par le chef d'équipe.
- Suivi des commandes et du niveaux des stocks dans le système de gestion des flux d'approvisionnement.
- Étiquetage des marchandises pour le suivi logistique.
- Optimisation des espaces de stockage.
- Approvisionnement, réassort des rayons et étiquetage des articles.
- Réception des marchandises, contrôle de la conformité de la livraison et de l'état des emballages.
- Assistance des employés expérimentés dans leur travail quotidien.
Responsable Controle Debours
SAGA EXPRESS LBV
Libreville
10.2008 - 05.2010
- Gestion des tâches administratives : saisie des données, classement, archivage et numérisation des documents, rédaction de compte rendus de réunion.
- Contrôler les débours ;
- S'assurer que l'ensemble des dépenses engagées sur les dossiers ont été refacturées aux clients ;
- Vérifier les droits de douane et l'imputation des factures ;
- Faire le suivi des comptes internes ;
- Procéder à la clôture des dossiers.
Formation
ATTESTATION DE FORMATION - ASSISTANTE DE DIRECTION
WALAN CONSULTING
Libreville 08.2023 - 08.2023
DIPLOME DE TECHNICIEN SUPERIEUR - COMPTABILITE GESTION
INSTITUT DES TECHNIQUES AVANCEES
Libreville 10.2005 - 06.2008
BACCALAUREAT - SERIE A2
COLLEGE BESSIEUX
Libreville 10.2001 - 07.2002
Compétences
- Conception de stratégies
- Gestion de budget
- Communication orale
- Développement commercial
- Courtoisie
- Recherches documentaires
- Organisation d'événements
- Gestion administrative
- Outils bureautiques
- Sens de l'organisation
- Gestion des appels entrants
- Suivi de l'activité
- Gestion d'un téléphone multilignes
- Prise de rendez-vous
- Méthodes de planification
- Gestion des fournitures
- Méthodes d'archivage
- Diplomatie et discrétion
- Gestion du courrier
- Soutien administratif
- Précision et souci du détail
- Excellente maîtrise de la planification et de la coordination
- Bon relationnel avec les fournisseurs
- Rédaction de correspondance commerciale
- Analyse des rapports
- Stocks/achats
- Classement et archivage des données
- Administration commerciale
- Gestion des priorités et gestion du temps
- Prise de notes
- Gestion des horaires
- Préparation de contrats
- Prise de décision rapide
- Aptitude à former les nouveaux employés
- Adaptabilité au changement
- Autonomie professionnelle
- Gestion du temps optimisée
- Résolution proactive de problèmes
- Adaptabilité aux changements
- Négociation avec fournisseurs
- Leadership persuasif
- Capacité à travailler sous pression
- Leadership participatif
- Gestion d'événements corporatifs
- Proactivité dans les projets
- Sens aigu des priorités
- Flexibilité et adaptation
- Prise d'initiative
- Gestion du temps efficace
- Communication interpersonnelle efficace
- Proactivité dans la gestion des urgences
- Empathie envers les collègues
- Créativité dans la résolution de problèmes
- Adaptabilité
- Cohésion d'équipe
- Maîtrise de soi
- Autonomie
- Rigueur
- Systèmes de gestion électronique des documents
- Écoute active des besoins
- Motivation face aux défis
- Rédaction de correspondances
Informations complémentaires
- Activités associatives
- Passion pour les cultures étrangères
Langues
Français
Langue maternelle
Anglais
Notions
Personnalisé
Gaelle Melissa, EZEME NDONG, Assistante de Direction, + 241 66 50 55 15 , gaellemelissa.e@gmail.com, 40 ans, Permis B - Véhiculée, Gabonaise, Mariée, Disponible de suite, ANGONDJE , Libreville, 20127
Chronologie
Assistante de Direction
SAPHIR BTP & SERVICES
10.2023 - Actuel
ATTESTATION DE FORMATION - ASSISTANTE DE DIRECTION
WALAN CONSULTING
08.2023 - 08.2023
Responsable de la communication
Groupe GB
12.2022 - 06.2023
Responsable des Achats
Groupe GB
03.2022 - 11.2022
Responsable des services généraux
Groupe GB
09.2021 - 04.2022
Assistant administratif (Ouverture de dossiers)
Bollore Africa Logistics Gabon
07.2017 - 11.2020
Responsable logistique (FOP) FRET AERIEN
Bollore Transports & Logistics GABON
07.2014 - 06.2017
Agent de transit aérien
SDV GABON
08.2010 - 05.2017
Responsable Controle Debours
SAGA EXPRESS LBV
10.2008 - 05.2010
DIPLOME DE TECHNICIEN SUPERIEUR - COMPTABILITE GESTION
INSTITUT DES TECHNIQUES AVANCEES
10.2005 - 06.2008
BACCALAUREAT - SERIE A2
COLLEGE BESSIEUX
10.2001 - 07.2002